De digitale woningcorporatie

De processen van woningcorporaties moeten zich continu aanpassen aan veranderende omstandigheden. Omdat processen tegenwoordig volledig vervlochten zijn met ondersteunende systemen, moeten deze systemen gemakkelijk en snel mee kunnen veranderen.
Be Informed oplossingen maken dat mogelijk.

Ontdek de mogelijkheden

Dynamic Case Management

Geen enkele gebeurtenis of zaak is hetzelfde. Of het nu gaat om een reparatieverzoek, een huuropzegging of een melding over de buurt, elke zaak vraagt om zijn eigen unieke behandeling, om het gewenste resultaat op de meest efficiënte manier te bereiken. Traditionele case managementsystemen volgen een vooraf bepaald, vaststaand proces, zonder ruimte voor zaak-specifieke behoeften of uitzonderingen op de regel. Dit leidt tot hogere kosten, ontevreden huurders en gefrustreerde werknemers. Dynamic Case Management (DCM) systemen zijn de nieuwe generatie case management systemen. Ze zijn in staat om rekening te houden met uitzonderingen en tussentijdse veranderingen van situaties. Hiermee kom je af van rigide werkprocessen en het steeds opnieuw moeten beginnen en creëer je een service die persoonlijker, flexibeler en sneller is.

Met onze DCM-oplossingen zorg je er niet alleen voor dat alle informatie rondom een gebeurtenis in één bestand wordt opgeslagen en dat de laatste informatie voor iedereen beschikbaar is, maar ook dat iedere zaak op de meest klantgerichte en tegelijkertijd efficiënte manier kan worden afgehandeld. Enkele kenmerken van onze DCM-oplossingen:

Het systeem kiest bij het begin én gedurende de behandeling van een case steeds de meest optimale route om het einddoel te bereiken. De optimale route wordt gebaseerd op zowel de kenmerken van de case zelf, als de (veranderende) omstandigheden. Wanneer zich tijdens de behandeling van een zaak iets voordoet waardoor de afhandeling ervan verandert, hoeft een huurder hierdoor niet opnieuw aan het proces te beginnen. Onze DCM-oplossingen kunnen tijdens de behandeling van een case de route aanpassen. Precies zoals een goed navigatiesysteem ook een andere route kiest wanneer je op de oorspronkelijk gekozen route een obstakel aantreft. 

Standaard wordt van alle behandelde cases in een proces een audit trail bijgehouden. Deze zorgt ervoor dat bewaard wordt hoe lang een proces heeft geduurd, wie erbij betrokken waren, welke informatie is opgehaald, gedeeld of verstrekt, wie de beslissingen heeft genomen en ook op basis waarvan de beslissing is genomen. Dit komt uiteraard van pas wanneer een case op een later moment heropend moet worden, of wanneer over de behandeling van de case verantwoording afgelegd dient te worden (aan externe partijen bijvoorbeeld). 

Het systeem ondersteunt de gebruiker, geeft aan wat de volgende stap is in het proces en wie deze stap moet nemen. Daarbij wordt aangegeven of aan alle voorwaarden voor het nemen van de beslissing is voldaan, welke beslissingen kunnen worden genomen en waarom. Daar waar mogelijk wordt de stap zelfs geautomatiseerd uitgevoerd. Ten slotte wordt de beslissing geregistreerd. Gedurende het gehele proces wordt de huurder op de hoogte gehouden. Hiermee zorgen de DCM-oplossingen van Be Informed voor een snelle, efficiënte en klantgerichte uitvoering van het proces. 

Met onze DCM-oplossingen kan het proces eenvoudig en direct aangepast of uitgebreid worden. De aanpassingen zijn direct zichtbaar met behulp van de handige preview functie. Zolang de data uit andere systemen niet veranderd, kan direct met het nieuwe proces gewerkt worden. Wanneer er nieuwe data aan het proces toegevoegd dient te worden, moet besloten worden in welk data opslag systeem de data ondergebracht wordt. 

Om gestructureerd en efficiënt te kunnen werken, zijn overzichtelijke dashboards van grote toegevoegde waarde. Dit zijn de schermen die de medewerker ziet. Ze zijn belangrijk omdat je de schermen zó kunt aanpassen dat de teksten die de werknemer op haar scherm ziet, herkenbaar en vooral consequent zijn. Het Be Informed model ligt immers over de onderliggende taak systemen heen. Op die manier voorkom je de  onduidelijkheid en verwaaring die onstaat als je in één proces met allerlei verschillende systemen door elkaar heen moet werken die allemaal hun eigen woorden gebruiken om hetzelfde aan te duiden. Het is natuurlijk ook leuk als je de kleuren en logo’s van je eigen organisatie ziet, en niet die van de leverancier. 

Deze functie kan vergeleken worden met die van de dirigent van een orkest. Het feit dat je een groep van musici, die verschillende instrumenten bespelen, bij elkaar brengt, betekent nog niet dat je ook muziek kunt maken. Er is een dirigent nodig om de muzikanten samen een muziekstuk te laten opvoeren dat gewaardeerd wordt door de bezoekers van het concert.  

Be Informed is de dirigent, degene die verschillende systemen orkestreert. Dat betekent dat Be Informed andere systemen kan aansturen en ervoor zorgt dat deze de taken precies op het juiste moment af te roepen van het leverende systeem. Zoals een dirigent aanwijzingen geeft wanneer bepaalde musici uit het orkest moeten spelen en op welke manier. Het gebruik van Be Informed als dirigent betekent dat bestaande systemen intact kunnen blijven maar dat de proceslogica in Be Informed wordt geautomatiseerd en vanuit die proceslogica, het proces wordt gestuurd. 

Onze DCM oplossing

Nieuwe ICT Architectuur

Een ICT-architectuur is een vooraf bedacht overzicht van systemen en verbindingen die gebruikt worden door een organisatie. In de corporatie sector worden vaak nog verschillende, op zichzelf staande systemen gebruikt. De systemen bepalen ofwel zelf wanneer zij taken uitvoeren, of een werknemer bepaalt dit. Dat is niet efficiënt en de kans is groot dat er fouten gemaakt worden, stappen vergeten worden of dat verschillende medewerkers het proces niet op dezelfde manier uitvoeren.

De overstap naar een ICT Architectuur met (meestal 4) onafhankelijke lagen is het antwoord op de vraag naar meer flexibiliteit en wendbaarheid. Een architectuur bestaand uit een laag met databronnen, een integratielaag, een DCM laag en een presentatielaag geven een corporatie meer controle over alle systemen die in het proces gebruikt worden. Een medewerker hoeft daardoor niet meer in verschillende systemen met andere schermen en andere logica in te loggen en te werken. Be Informed helpt reeds meerdere woningcorporaties bij het nemen van deze stap.

4 lagen architectuur
De corporatiesector moet omgaan met enorme veranderingen. Wendbaarheid en flexibiliteit zijn nodig. Niet alleen van de werknemers maar ook van de systemen waar zij mee werken. Die twee kunnen namelijk niet zónder elkaar veranderen. Be Informed biedt juist die flexibiliteit. Door eigenaarschap van je processen te nemen en die processen je ICT systemen te laten aansturen, ben je in staat om veel sneller en beter op veranderende omstandigheden in te spelen. Je wordt weer de dirigent van je orkest. Op die manier kun je ook je huurders veel meer kwaliteit bieden in je dienstverlening. Alle reden dus om eens met een Be Informed specialist te bellen!”

Ontdek de mogelijkheden