Woningcorporaties en hun ERP systemen

In sommige sectoren van de economie is een bepaald type automatiseringssysteem dominant. Vaak is er ook zeer beperkt aantal leveranciers dat dit type systeem aanbiedt.

Ook in de corporatiesector geldt dit. We hebben het dan over een automatiseringssysteem dat is gebaseerd op een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem waarop een of meerdere programma’s zijn gebouwd die door veel corporaties worden gebruikt.

Wat zijn ERP Systemen?

ERP technologie is gebaseerd op een behoefte van lang geleden. De naam geeft goed weer wat de makers van ERP systemen wilden bereiken; zorgen dat ze toegang hadden tot álle data over bedrijfsmiddelen, de resources van de enterprise, om zo alle informatie die nodig is in een bedrijfsproces (oorspronkelijk waren dit alleen productieprocessen) op elkaar af te kunnen stemmen, te plannen dus. Denk aan grondstoffen, voorraden, machines, mensen etc.

In de tijd dat de grote ERP systemen werden ontwikkeld, waren er nog nauwelijks goed ontwikkelde mogelijkheden om data uit verschillende systemen aan elkaar te koppelen (te integreren). Daarom kozen de ERP bouwers ervoor om al deze data in één grote database te stoppen. Dit is het eerste kenmerk van een ERP systeem; één enkele database waarin alle belangrijke data voor een bedrijfsproces verzameld is.

Een tweede kenmerk van een ERP systeem is de programma-laag. Deze laag is de verzameling van alle programma’s die bedrijfsprocessen automatiseren. Denk hierbij aan een inkooporder, een voorraadbeheer programma een programma dat de financiële waardering van deze data registreert etc. Deze laag wordt over het algemeen de applicatie-laag genoemd.

Dat we hier steeds voorbeelden noemen uit productieprocessen, is trouwens niet toevallig. ERP systemen werken uitstekend in organisaties die fysieke producten maken. Ze werken al minder goed in organisaties die bijvoorbeeld iets verhuren of diensten verkopen.

Tenslotte is er nog de presentatielaag. Dit is de visuele laag (de GUI, de Graphical User Interface) met de schermen die gebruikers van het ERP systeem zien als ze een nieuwe verkooporder invoeren, de voorraad bijwerken, het productieproces plannen, een factuur sturen enzovoort.

ERP systemen hebben eigen schermen die vaak zeer herkenbaar zijn. Velen zullen bekend zijn met de SAPGui van een jaar of 10 geleden. Vanwege het overwegend grijze, hoekige en sobere uiterlijk ervan, werd deze GUI ook wel de ‘Oostblok Interface’ genoemd.

Uit bovenstaande valt op te maken dat het automatiseren van een productieproces door een automatiseerder ervoor zorgt dat de automatiseerder bepaalde keuzes maakt over hoe een productieproces er uit ziet. Het is een vorm van standaardisatie. Een bedrijf dat een afwijkend productieproces heeft, kon veel moeilijker van een gestandaardiseerd ERP systeem gebruik maken. Het gevolg was dat bedrijven die van een ERP systeem gebruik wilden maken, vaak gedwongen werden hun eigen unieke proces, waarin misschien zelfs hun onderscheidend vermogen zat, aan te passen aan de manier waarop alle andere productiebedrijven produceerden. Het ERP systeem zorgde voor een verbeterde efficiëntie en inzicht maar de prijs daarvoor was het inleveren van de eigen sturing op je productieproces.

Het dilemma: standaardisatie vs flexibiliteit

De leveranciers van ERP systemen waren er dus in geslaagd om in één systeem alle data te stoppen die nodig was voor het automatiseren van een bedrijfsproces, vaak een vorm van een productieproces voor de maakindustrie. Daarnaast boden ze in hetzelfde systeem een financieel administratiesysteem, een beperkt HR systeem en een vorm van logistieke ondersteuning.

De leveranciers van ERP systemen wilden natuurlijk blijven groeien, hoewel hun database en daarop gebouwde programma’s, niet direct geschikt waren voor sectoren die bijvoorbeeld (financiële) diensten aanboden of producten verhuurden, zoals huizen.

Om ERP systemen ook te kunnen verkopen in andere sectoren dan industriële productie, boden de ERP leveranciers aan andere automatiseringsbedrijven de mogelijkheid om nieuwe programma’s te schrijven voor specifieke bedrijfssectoren. Deze bedrijven werden ontwikkelpartners van de leveranciers van het basis-ERP systeem en leverden zogenaamde ‘Industry Solutions’. Deze automatiseerders kregen toegang tot de programmeertaal van de ERP leveranciers en mochten daarmee nieuwe programma’s maken voor de applicatielaag van het ERP systeem en nieuwe soorten data opslaan in de ERP database. Zo ontstonden specifieke ERP oplossingen voor specifieke bedrijfssectoren. Ook hier was het qua verdienmodel het aantrekkelijkst om voor een bepaalde bedrijfssector de grootste gemene deler van bedrijfsprocessen te nemen en die in een ERP systeem te automatiseren en ook hier vielen weer de organisaties buiten de boot die hun proces nèt even anders hadden opgezet. Zij waren gedwongen om, áls ze gebruik wilden maken van de efficiency van een ERP systeem, hun specifieke bedrijfsproces te standaardiseren naar de ERP standaard.

Velen bleken daartoe bereid. Het succes van dit verdienmodel, zorgde er uiteraard voor dat sommige ERP leveranciers en ‘Industry Solution’ ontwikkelaars steeds dominanter werden in bepaalde bedrijfssectoren. Het gevolg was onder meer dat bedrijven die eenmaal voor een bepaald type ERP oplossing hadden gekozen, steeds minder makkelijk konden overstappen op andere software oplossingen. Dit is een dilemma dat nog steeds speelt op ICT afdelingen van bedrijven.

Op ieder moment dat organisaties een bepaald proces willen wijzigen omdat de omstandigheden in de markt of andere redenen hier aanleiding toe geven, speelt dit dilemma opnieuw. Het probleem is dat het ERP systeem zich niets aantrekt van deze veranderende behoeften. De leveranciers van een ERP systeem of de ontwikkelaars van ‘Industry Solutions’, zullen hun standaard programma’s pas aanpassen als een grote groep bedrijven hen hierom vraagt en de kosten van zo’n marktbrede aanpassing gedekt worden door de afname. Nu ervaren de klanten van het ERP systeem ineens de nadelen van deze keuze, de beperkte bewegingsvrijheid en de vrijwel volledige afhankelijkheid van de leverancier.

Afwijken van de ‘standaard’.

Organisaties die om dwingende redenen moeten of willen afwijken van de standaard manier waarop een bedrijfsproces is geautomatiseerd in hun ERP systeem, hebben een probleem. Wie extra of andere data in de tabellen van de gestandaardiseerde ERP database wil opslaan of standaard programma’s wil aanpassen, heeft technisch gesproken wel de mogelijkheid daartoe maar de kosten van het implementeren en onderhouden van zo’n afwijking zijn aanzienlijk. Deze afwijkingen worden in de ICT wereld ‘maatwerk’ genoemd. Daarbij vergt het een continu up-to-date houden van kennis omtrent de geprogrammeerde afwijking in de organisatie zelf. Als deze kennis aan een ICT bedrijf wordt uitbesteed, worden de afhankelijkheid en de kosten nog hoger. Iedere keer dat voor een relatief kleine automatiseringsbehoefte wordt gekozen voor de ERP ‘standaard’ wordt de afhankelijkheid groter en de mogelijkheid tot flexibiliteit kleiner. De totale kosten voor het gebruik van al die standaard ICT oplossingen, de TCO of de Total Cost of Ownership kunnen alleen nog maar geaccepteerd worden, maar zijn vrijwel nauwelijks meer te sturen (lees: omlaag te brengen). Overigens is de term ‘ownership’ in dit verband ook niet helemaal juist, omdat de ERP software nooit eigendom wordt. Er worden uitsluitend ‘gebruikslicenties’ verkocht.

De cloud

Het afnemen van applicaties en het opslaan van de bijbehorende data in de cloud, is de afgelopen 10 jaar heel populair geworden. Ook ERP leveranciers hebben de cloud omarmd. Maar voor ERP afnemers heeft dit een belangrijk gevolg. Een gevolg dat een nóg verdere beperking van bewegingsvrijheid met zich meebrengt.

De gestandaardiseerde, geautomatiseerde oplossingen van ERP leveranciers werden voorheen als unieke installatie aangeboden en werden op servers gedraaid die van de klant zelf waren en vaak ook op locatie van de klant opgesteld waren. Deze vorm van installatie wordt ‘on premise’ genoemd.

Afnemers van ERP oplossingen, die wilden afwijken van de bedrijfssector standaard, hadden in principe de mogelijkheid om eigen aanpassingen te doen aan hun ERP systeem. Zolang zij de ERP software versie waarvan ze gebruik maakten niet opnieuw ‘standaardiseerden’, door middel van de update of upgrade van de standaard software, konden ze de op maat voor hun bedrijf aangepaste, ERP software blijven gebruiken. Hoewel hier op de lange termijn ook nadelen aan verbonden waren, was die keuze er wel.

Bij het gebruik van ERP uit de cloud, is die keuze er niet meer. ERP uit de cloud kan namelijk alleen tegen een enigszins redelijke prijs aangeboden worden als alle ERP klanten in de cloud van dezelfde software versie van het ERP systeem gebruik maken. De versie-updates van de software gaan automatisch en iedere klant maakt dus gebruik van dezelfde ERP versie. Eventuele afwijkingen of ‘maatwerk’ wordt door de nieuwe standaard versie overschreven.

De sector specifieke programma’s, de ‘Industry Solutions’, moeten dus ook steeds ‘klaar’ zijn om met de laatste versie van de basis ERP software te kunnen werken. Dat maakt het noodzakelijk om ook die software ‘uniform’ voor iedereen te houden hetgeen specifieke aanpassingen voor specifieke klanten ook onmogelijk maakt. Iedereen maakt dus ook gebruik van dezelfde industry solution versies. Aanpassingen daaraan moeten dus voor alle klanten in één versie uitgerold worden. Of die klanten daar allemaal goed mee kunnen werken, is van minder belang.

Dit ‘standaard’ corset begint bij veel organisaties steeds meer te knellen, maar ontsnappen is lastig. De argumenten die ERP software ooit aantrekkelijk maakten, hebben bijgedragen aan een zodanige acceptatie dat deze software in bepaalde economische sectoren dominant is geworden. De organisaties in die sectoren zijn volledig afhankelijk geworden van hun ERP leveranciers en hun Industry Solution leveranciers. Ze worden gedwongen om hun software nu uit de cloud af te nemen hetgeen ontsnappen (overstappen op andere software) vrijwel onmogelijk maakt. ERP software is van oorsprong al niet goedkoop maar veel organisaties zullen de operationele kosten van deze software over de jaren alleen maar hebben zien toenemen.

Met name organisaties die steeds vaker te maken hebben met veranderingen in de markt, de economie, de politiek en de maatschappij, en woningcorporaties zijn hier een goed voorbeeld van, hebben behoefte aan zeer flexibele software, hun bedrijfsprocessen vragen vrijwel continu aanpassing aan veranderde omstandigheden en ze hebben niet meer de tijd om te wachten tot hun ERP leveranciers en hun Industry Solution leveranciers het verantwoord vinden om een ‘one size fits all’ update van hun software te ontwikkelen.

De nieuwe ICT-beleidsmakers

De nieuwe ICT-beleidsmakers zijn de CIO’s en ICT managers die het tegenover zichzelf maar vooral tegenover hun organisaties niet meer willen verantwoorden om de inflexibiliteit van ERP software in stand te houden. Deze beleidsmakers zijn op zoek gegaan naar alternatieven. In de periode dat ERP software haar opmars maakte, hebben andere technologische ontwikkelingen namelijk niet stil gestaan.

In het begin van dit artikel hebben we verteld waarom ERP software zo’n krachtig en efficiënte oplossing bood voor automatisering; het, destijds, ontbreken van goede integratie software. Het was toen niet mogelijk om software te gebruiken die van internet-technologie gebruik maakte om data uit verschillende databases van verschillende bedrijfsapplicaties in één nieuwe applicatie bij elkaar te brengen. Tijdens de opmars van de ERP software, werd die technologie echter ontwikkeld en steeds verder verbeterd. De komst van deze software maakt het mogelijk om hetzelfde doel te bereiken als met ERP software zónder de beperkingen van een industry standard op te hoeven leggen.

De nieuwe ICT-beleidsmakers hebben dit ingezien en kiezen ervoor om het ERP keurslijf af te schudden. We zullen in een volgende blog uitleggen welke opzet deze nieuwe ICT beleidsmakers kiezen en waarom ze daarmee succesvol zijn.