Bijna alle woningcorporaties zijn digitaal aan het vernieuwen. Maar er is een groot verschil tussen de corporaties die echt een nieuwe weg inslaan via een nieuwe ICT architectuur en corporaties die alleen hun bestaande situatie updaten met een nieuwe versie van hun oude applicaties.
Wat is ICT architectuur?
Een ICT architectuur is een vooraf bedachte structuur waarin ICT applicaties en databases een plaats krijgen op basis van vooraf, door ICT architecten bepaalde, lijst van kenmerken. Daarin zijn niet alleen functionaliteit maar vooral ook samenhang en verbindingsmogelijkheden met andere applicaties belangrijk. Een goede ICT architectuur voorkomt een wildgroei aan applicaties en databases en de daarmee samenhangende hoge kosten voor onderhoud.
Hoe een slimme ICT architectuur woningcorporaties in staat stelt huizen te blijven bouwen en verhuren
Hoewel de corporaties de afgelopen jaren behoorlijk aan het investeren zijn in hun digitalisering, zijn veel projecten gericht op modernisering van bestaande systemen. Dat betekent dat de wijze waarop die automatisering een corporatieproces ondersteunt, misschien sneller en gebruikersvriendelijker wordt. Maar het betekent niet dat, als het proces van de corporatie verandert, het systeem ook makkelijk mee verandert.
Het zijn met name procesveranderingen geweest die de corporaties de afgelopen jaren parten hebben gespeeld. Vaak gebeurde dit onder druk van externe invloeden, denk hierbij aan de noodzaak om vastgoedbezit te scheiden in DAEB en NIET-DAEB, de verduurzamingsplicht of de eisen die huurders stellen aan digitale dienstverlening. Mogelijk verandert de wereld binnenkort weer. Bijvoorbeeld als blijkt dat woningcorporaties publiekrechtelijke instellingen zijn1. Dit zal verregaande invloed hebben op processen van corporaties. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop werken en andere inkooptrajecten doorlopen worden (om nog maar niet te spreken van WOB trajecten waaraan publiekrechtelijke instellingen ook onderhevig zijn).
Sommige corporaties hebben niet alleen op vernieuwing van systemen gemikt maar hebben besloten hun ICT architectuur zó in te richten dat die in staat is om juist snel te kunnen volgen als de manier van werken verandert. Die corporaties zullen in staat zijn om ook toekomstige veranderingen effectief te kunnen incorporeren in hun werkwijze. Oók als die werkwijze ingrijpend verandert.
Hoe benaderen deze corporaties hun ICT systemen in hun nieuwe architectuur?
De data-laag
Hun architecturen zijn opgedeeld in een aantal functielagen. Zo is er meestal een data-laag, de laag waarin alle belangrijke data is en blijft opgeslagen. Denk hierbij aan vhe-data, huurders informatie, energieverbruiks-data of contractdata. In die laag bevinden zich ook geautomatiseerde taakgerichte functies, zoals bijvoorbeeld het bijwerken van een grootboek, het genereren van facturen of het controleren en betalen ervan. De data-laag bevat echter niet de proceslogica en de besturing daarvan.
De proceslaag of orkestratielaag
Deze functie is ondergebracht in een aparte proceslaag of orkestratielaag. Daarin is de structuur van alle belangrijke bedrijfsprocessen vastgelegd. Er wordt bepaald hoe de processen plaatsvinden, welke systemen welke taken uitvoeren, op welk moment, in welke volgorde en onder wiens verantwoordelijkeid. De orkestratielaag kan in veel gevallen ook eigen functies uitvoeren die nog niet beschikbaar zijn in de data-laag, denk hierbij aan het nemen van beslissingen en het registreren van de momenten waarop beslissingen zijn genomen, door wie en op basis van welke informatie. Typische eigenschappen van de orkestratielaag zijn bijvoorbeeld proces track & trace functies en zaakgericht werken (casefile management). De orkestratielaag zorgt ervoor dat het voor een medewerker niet meer uitmaakt, in welk onderliggend systeem wordt gewerkt. De medewerker ziet alleen het logische werkproces van de corporatie.
De integratielaag
Om de systemen in de data-laag te kunnen aansturen, is een integratielaag aangebracht. De integratielaag zorgt ervoor dat het systeem dat de orkestratie verzorgt alleen hoeft te communiceren met de integratielaag en niet direct met de onderliggende systemen in de data laag. Wijzigingen hoeven in dit geval maar in één systeem te worden uitgevoerd in plaats van in meerdere. Dit scheelt minimaal 50% van de tijd die een wijziging zou kosten voor een architectuur die niet volgens het onafhankelijke lagen-model is opgebouwd. De integratielaag is onzichtbaar voor de meeste gebruikers maar is een belangrijk onderdeel van de architectuur.
De presentatielaag
Tenslotte wordt er meestal een presentatielaag geïnstalleerd. Dit zijn de schermen die de medewerkers van de corporatie of de huurders zien. Deze laag zorgt ervoor dat er voor verschillende groepen in verschillende bedrijfsprocessen toch via eenzelfde manier gewerkt wordt. Met een eigen presentatielaag kan ook de taal en de woordkeus in de schermen steeds consequent gebruikt worden zodat medewerkers een logisch werkproces volgen en niet steeds met de ‘eigen’ schermen van de onderliggende applicaties hoeven werken. De presentatielaag biedt de gebruiker uitsluitend het scherm dat nodig is om de taak uit te voeren. Hierdoor gaat het proces vloeiender en is makkelijker te begrijpen en uit te leggen; aan een huurder bijvoorbeeld.
De hoeveelheid controle die met een dergelijke ICT-architectuur behaald wordt is aanzienlijk. De controle zorgt voor een heel vloeiend proces maar levert vooral wendbaarheid in veranderende omstandigheden. De kosten en frustratie die hiermee vermeden worden, kunnen moeilijk in geld uitgedrukt worden. Omdat woningcorporaties voorlopig zeker nog een belangrijke maatschappelijke taak moeten vervullen onder steeds veranderende omstandigheden, is een flexibele architectuur eerder noodzaak dan luxe geworden.
Be Informed omarmt deze flexibele-lagen architectuur. Het Be Informed platform is bij uitstek geschikt om hierin de rol van orkestratielaag te vervullen. Dit hebben we al bij tal van organisaties met succes gedaan. Kijk voor onze referenties en case studies op Be Informed platform. Natuurlijk leggen we je graag persoonlijk uit hoe we bedrijfsprocessen zó orkestreren dat ze écht beter gaan lopen.
In gesprek over uw ICT-Architectuur? Neem dan contact op met onze expert!
Alex Veen
Senior Business Development Manager
a.veen@beinformed.com
T +31 (0)6 34390616 (Whatsapp mag ook)
[1] In 2018 stelde de Europese Commissie, de Nederlandse staat in gebreke bij het Europese Hof van Justitie. De Europese Commissie vindt dat Nederlandse woningcorporaties de Europese wet overtreden door zich niet te houden aan Europese aanbestedingsregels. Als het Europese Hof van Justitie beslist dat ook Nederlandse woningcorporaties zogenaamde Publieksrechtelijke instellingen zijn, betekent dat dat onze woningcoporaties voortaan hun bouwpojecten (bedragen boven de € 5.548.000 voor werken) en bedragen boven de € 221.000 voor leveringen en diensten, Europees zullen moeten aanbesteden.
