Hoe word je als woningcorporatie wendbaarder?

Organisatieprocessen worden tegenwoordig vrijwel volledig ondersteund door geautomatiseerde systemen, begint Alex het gesprek. “Deze systemen bepalen hoe het organisatieproces loopt, van de volgorde waarin het proces afgewikkeld wordt, tot de manier waarop procesdata geregistreerd wordt. Veel van die systemen kenmerken zich doordat ze op één bepaalde manier zijn geprogrammeerd: ‘de standaard’. Het aanpassen van zo’n standaard systeem is lastig omdat alleen de leverancier dit kan of mag doen. Daarvoor is ook programmeerkennis nodig, die vaak niet bij corporaties aanwezig is. Omdat deze ‘standaard’ door meerdere corporaties wordt gebruikt, zal de wijziging van één organisatie effect hebben op alle andere klanten. Dit maakt dat het nog meer tijd kost om een one size fits all aanpassing door te voeren.

Zonnepanelen

Alex noemt als voorbeeld de verduurzamingstargets van woningcorporaties: “Deze door de politiek ingegeven opgave heeft overal effect op: de waardering van je vastgoed, ketenpartners, je verhuur-, reparatie- en onderhoudsproces en de huurprijs. Stel je wil zonnepanelen installeren op een aantal oudere woningen in je portefeuille. Deze woningen moet je anders gaan waarderen. Dat wil je het liefst als onderdeel van het proces met het systeem voor vastgoedregistratie doen. Ook nieuwe ketenpartners moeten geïntroduceerd en bestaande partners geïnformeerd worden over de nieuwe situatie. Het energiegebruik van de woningen wordt anders en tenslotte moeten de meldingen van huurders over de zonnepanelen in je proces worden opgenomen.

Al deze nieuwe processtappen zullen geprogrammeerd moeten worden in de verschillende systemen van verschillende leveranciers, die onafhankelijk van elkaar opereren. Om de noodzakelijke wijzigingen in de verschillende systemen door te voeren, heb je als corporatie enorme regiecapaciteit en kennis nodig én je moet deze kennis gedetailleerd overbrengen aan de leveranciers van systemen. En dan is het hopen dat dit in één keer goed gaat…”

Gegijzelde processen

De manier waarop corporaties de afgelopen jaren geautomatiseerd hebben, houdt de processen op een bepaalde manier gegijzeld, legt Alex uit: “De gijzeling kon ontstaan omdat er geen alternatief was. Daardoor zijn we nu op een punt gekomen waarop je als corporatie niet je proces kunt veranderen zonder je ondersteunende systemen aan te passen óf om die systemen heen te gaan werken. De voorkeur heeft natuurlijk het aanpassen van je systemen, maar je bent daarvoor afhankelijk van de leveranciers van die systemen. De software die veranderd moet worden is ook niet het eigendom van de corporaties, ze betalen er gebruiksrechten voor, maar mogen de software niet zomaar aanpassen.

‘Om de systemen heen’ werken is niet wenselijk, maar komt wel steeds vaker voor als tijdelijke workarounds een blijvertje worden. Tevens worden je systemen, de relatie tussen applicaties en het beheer ervan door de workarounds niet overzichtelijker. Die risico’s kun je op termijn niet meer goed overzien. Bovendien maken deze workarounds het toekomstige veranderingen ingewikkelder, risicovoller, tijdrovender en kostbaarder.”

Processen naar eigen wensen inrichten en samenwerken

Om corporaties in staat te stellen onafhankelijk van hun leverancier te worden en wél snel te anticiperen op ontwikkelingen, komt Be Informed met WoonBLOX. “Dit zijn procesmodellen – gebaseerd op de CORA- en VERA-standaarden én het Aedes processenboek – waar je direct een uitvoerbaar systeem mee kunt maken,” licht Alex toe. “De generieke procesmodellen worden standaard gratis aangeboden met de bedoeling alvast een algemeen corporatieproces neer te zetten, wat de corporatie vervolgens naar eigen wensen kan inrichten. En belangrijker, zelf ook snel weer kan veranderen als dat nodig is. Het proces hoeft dus niet helemaal van nul af aan opgebouwd te worden en dat scheelt de adopterende corporatie veel tijd en geld. Corporaties kunnen de algemene processen helemaal naar hun wensen aanpassen en ook onderling uitwisselen in onze WoonBLOX community.