Hoe word je als woningcorporatie wendbaarder?

Alex Veen (Be Informed) in gesprek met CorporatieGids.nl

Corporaties hebben continu te maken met veranderingen op maatschappelijk, politiek én economisch vlak. Veranderingen die vrijwel altijd leiden tot aanpassingen in de processen van de organisatie. Omdat deze processen volledig vervlochten zijn met de onderliggende systemen, is inspelen op hetgeen verandert vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Be Informed komt daarom met WoonBLOX; proces-automatiseringssoftware die woningcorporaties wel wendbaar laat zijn.

In gesprek met CorporatieGids.nl legt WoonBLOX expert Alex Veen uit waarom aanpassen aan veranderingen nu vaak lastig gaat, wat de rol van automatisering daarbij is en hoe woningcorporaties zich wél snel kunnen aanpassen.

Organisatieprocessen worden tegenwoordig vrijwel volledig ondersteund door geautomatiseerde systemen, begint Alex het gesprek. “Deze systemen bepalen hoe het organisatieproces loopt, van de volgorde waarin het proces afgewikkeld wordt, tot de manier waarop procesdata geregistreerd wordt. Veel van die systemen kenmerken zich doordat ze op één bepaalde manier zijn geprogrammeerd: ‘de standaard’. Het aanpassen van zo’n standaard systeem is lastig omdat alleen de leverancier dit kan of mag doen. Daarvoor is ook programmeerkennis nodig, die vaak niet bij corporaties aanwezig is. Omdat deze ‘standaard’ door meerdere corporaties wordt gebruikt, zal de wijziging van één organisatie effect hebben op alle andere klanten. Dit maakt dat het nog meer tijd kost om een one size fits all aanpassing door te voeren.

Zonnepanelen

Alex noemt als voorbeeld de verduurzamingstargets van woningcorporaties: “Deze door de politiek ingegeven opgave heeft overal effect op: de waardering van je vastgoed, ketenpartners, je verhuur-, reparatie- en onderhoudsproces en de huurprijs. Stel je wil zonnepanelen installeren op een aantal oudere woningen in je portefeuille. Deze woningen moet je anders gaan waarderen. Dat wil je het liefst als onderdeel van het proces met het systeem voor vastgoedregistratie doen. Ook nieuwe ketenpartners moeten geïntroduceerd en bestaande partners geïnformeerd worden over de nieuwe situatie. Het energiegebruik van de woningen wordt anders en tenslotte moeten de meldingen van huurders over de zonnepanelen in je proces worden opgenomen.

Al deze nieuwe processtappen zullen geprogrammeerd moeten worden in de verschillende systemen van verschillende leveranciers, die onafhankelijk van elkaar opereren. Om de noodzakelijke wijzigingen in de verschillende systemen door te voeren, heb je als corporatie enorme regiecapaciteit en kennis nodig én je moet deze kennis gedetailleerd overbrengen aan de leveranciers van systemen. En dan is het hopen dat dit in één keer goed gaat…”

Gegijzelde processen

De manier waarop corporaties de afgelopen jaren geautomatiseerd hebben, houdt de processen op een bepaalde manier gegijzeld, legt Alex uit: “De gijzeling kon ontstaan omdat er geen alternatief was. Daardoor zijn we nu op een punt gekomen waarop je als corporatie niet je proces kunt veranderen zonder je ondersteunende systemen aan te passen óf om die systemen heen te gaan werken. De voorkeur heeft natuurlijk het aanpassen van je systemen, maar je bent daarvoor afhankelijk van de leveranciers van die systemen. De software die veranderd moet worden is ook niet het eigendom van de corporaties, ze betalen er gebruiksrechten voor, maar mogen de software niet zomaar aanpassen.

‘Om de systemen heen’ werken is niet wenselijk, maar komt wel steeds vaker voor als tijdelijke workarounds een blijvertje worden. Tevens worden je systemen, de relatie tussen applicaties en het beheer ervan door de workarounds niet overzichtelijker. Die risico’s kun je op termijn niet meer goed overzien. Bovendien maken deze workarounds het toekomstige veranderingen ingewikkelder, risicovoller, tijdrovender en kostbaarder.”

Processen naar eigen wensen inrichten en samenwerken

Om corporaties in staat te stellen onafhankelijk van hun leverancier te worden en wél snel te anticiperen op ontwikkelingen, komt Be Informed met WoonBLOX. “Dit zijn procesmodellen – gebaseerd op de CORA- en VERA-standaarden én het Aedes processenboek – waar je direct een uitvoerbaar systeem mee kunt maken,” licht Alex toe. “De generieke procesmodellen worden standaard gratis aangeboden met de bedoeling alvast een algemeen corporatieproces neer te zetten, wat de corporatie vervolgens naar eigen wensen kan inrichten. En belangrijker, zelf ook snel weer kan veranderen als dat nodig is. Het proces hoeft dus niet helemaal van nul af aan opgebouwd te worden en dat scheelt de adopterende corporatie veel tijd en geld. Corporaties kunnen de algemene processen helemaal naar hun wensen aanpassen en ook onderling uitwisselen in onze WoonBLOX community.

Woningcorporaties marktplaats

Huurder op maat helpen

“Wat je met WoonBLOX ook meegeleverd krijgt is Dynamic Case Management technologie. Het belangrijke voordeel daarvan voor huurders is dat iedereen op maat geholpen kan worden”, vervolgt Alex: “Neem bijvoorbeeld het verhelpen van een dakgootverstopping. Een huurder van 26 wil graag informatie om de verstopping zelf te verhelpen, maar zelf op een trapje klimmen kun je wellicht niet verwachten van iemand van 86 jaar. WoonBLOX zorgt ervoor dat dit herkend wordt en de ene huurder een instructiefilmpje aanbiedt, en de ander geholpen wordt door een wijkbeheerder of ketenpartner.”

“Ook de communicatie vanuit het procesmodel kan steeds op de huurder worden afgestemd. Als de huurder tijdens het proces nieuwe, belangrijke informatie meldt, kan dat automatisch worden meegenomen, waarbij de corporatie met WoonBLOX bepaalt welke invloed dit heeft op de afwikkeling van het proces. Bij bestaande systemen moet vaak een nieuw verzoek worden ingediend, maar zo bedien je een huurder niet op maat en persoonlijk. Het betekent ook dat je momenten kunt inbouwen waarop je iets niet digitaal afhandelt, maar een medewerker de instructie geeft om eens te bellen. Zo beslist de corporatie zelf waar het persoonlijke momenten in de processen inbouwt.”

Eigendom van de gebruiker

Omdat WoonBLOX niet gestandaardiseerd is en de processoftware eigendom van de corporatie is, kunnen processen wél snel aangepast worden. Alex: “De meeste software die gebruikt wordt, is geen eigendom van de gebruiker. Het veranderen ervan moet je dus aan de leverancier vragen. WoonBLOX draait op een softwareplatform dat speciaal ontwikkeld is om kennisintensieve organisatieprocessen te automatiseren op een voor de ‘normale mens’ te begrijpen manier. Een procesmodel in WoonBLOX zal iedere corporatiemedewerker direct herkennen als corporatieproces.”

Snellere respons

Op de vraag wat een medewerker merkt van het gebruik van WoonBLOX, zegt Alex: “Onder andere een veel snellere respons van de ICT-afdeling. Die kan nu allerlei gewenste veranderingen die de organisatie vraagt sneller doorvoeren. Verder kun je als ICT-afdeling je organisatie meer betrekken bij nieuw te ontwerpen procesmodellen of wijzigingen aan procesmodellen. Omdat dit gewoon leesbaar is voor een medewerker, ben je feitelijk de ‘vertaalslag’ kwijt van organisatiebehoefte naar programmeercode. Tenslotte zal ICT op termijn minder geld kwijt zijn aan licenties voor software, omdat minder medewerkers hier toegang tot nodig hebben. WoonBLOX kan deze immers ook aansturen.”

Corporaties hebben de Be Informed software nodig om de processen in de modellen uit te laten voeren. “Maar die installatie kan gewoon naast je andere systemen neergezet worden. Je kunt ervoor kiezen om de modellen onafhankelijk van andere systemen te laten werken of te integreren met andere systemen. Die integratie-technologie zit al in WoonBLOX en is eigenlijk het enige stukje waar enige ICT-kennis voor nodig is, maar die kennis is er nu ook al binnen corporaties.”

Toekomst in eigen hand

De corporatiesector is op dit moment in staat om iets te bereiken dat uniek is in Nederland, sluit Alex af. “Ze staan op het punt om als sector volledig de eigen regie te krijgen over haar automatisering. Het feit dat Aedes en Corponet de datastandaarden hebben vastgesteld en zich actief inzetten voor adoptie, betekent dat de data die door de procesmodellen van WoonBLOX heenloopt hetzelfde is voor iedere corporatie. Omdat Aedes ook het processenboek heeft gebouwd en beschikbaar stelt aan de sector, kunnen corporaties daarmee ook heel snel eigen modellen bouwen. Ik geloof echt dat dit dé kans is voor corporaties om hun digitale toekomst in eigen hand te nemen.”

Meer weten?

Neem direct contact op met onze woningcorporatie specialist Alex Veen.

Alex Veen
Senior Business Development Manager
a.veen@beinformed.com
T +31 (0)6 34390616 (Whatsapp mag ook)

Bron: CorporatieMedia – Corporatiegids.nl

Like this article?

Share on linkedin
Share on LinkedIn
Share on twitter
Share on Twitter
Share on facebook
Share on Facebook
Share on whatsapp
Share on WhatsApp

Receive updates on our latest blogs

Let's connect!

Subscribe to stay updated

Receive one update, once a week, when we upload a new blog post. Never miss out on the newest content!